График работы

О графике работы

График работы удобно объединяет все отработанные часы сотрудников в одном месте, предоставляя наглядный обзор по всей команде и помогая эффективнее планировать рабочее время.

Открыть график работы можно через меню «Почасовая работа», нажав кнопку «График работы».

График работы доступен пользователям с ролью Менеджер в компании.

Примечание: Чтобы использовать функцию графика работы, её необходимо 
предварительно активировать. Пожалуйста, свяжитесь с Waybiller по 
адресу support@waybiller.com, чтобы включить эту функцию.

Настройка графика работы

Чтобы начать использовать график работы, необходимо:

1. Создать типы и группы событий для графика работы.

2. Определить, каких сотрудников отображать в графике и как (или нужно ли) их группировать.

3. Добавить события в график работы.

4. Для отображения отработанных часов сотрудники должны создавать записи о почасовой работе — см. раздел «Создание и редактирование почасовой работы». 

Примечание: Можно включить функцию, которая проверяет, чтобы запись о почасовой работе была начата и завершена в пределах заданного радиуса (например, в границах порта).
Эта функция позволяет убедиться, что сотрудник начинает рабочий день в указанном месте, а не, например, из дома.

Отображение сотрудников в графике работы

В графике работы можно отображать всех сотрудников компании — события можно добавлять для всех, однако создавать записи о почасовой работе могут только пользователи с ролью Водитель.

Отображение сотрудника в графике работы настраивается индивидуально в меню «Сотрудники»:

1. Нажмите «Редактировать» рядом с существующим сотрудником или «Добавить сотрудника», если создаёте нового.

2. Заполните следующие поля:

   • Группа: выберите группу, если хотите, чтобы сотрудник отображался в таблице под определённой группой (например, всех водителей можно объединить в группу «Водители»).

   • Занятость: укажите процент занятости сотрудника — например, 100% для работы на полную ставку. Это значение используется для соответствующих расчётов в графике работы.

   • Установите флажок «Сотрудник отображается в таблице рабочего времени».

Примечание: При добавлении нового сотрудника заполните также все остальные обязательные поля.
См. также раздел «Добавление и изменение сотрудника».

Сотрудник теперь отображается в графике работы.

События и типы событий в графике работы

В графике работы можно отмечать события, связанные с конкретным сотрудником - например, когда сотрудник находится на больничном или у него запланирован отпуск.

Типы событий

Перед использованием событий необходимо настроить нужные типы событий. Примеры типов событий: Больничный, Отпуск, Обучение, Ночная смена и т.д.

Для каждого типа события нужно указать название события (например, Отпуск) и цвет, в котором это событие будет отображаться в графике работы. Также можно задать, нужно ли вычитать продолжительность события из нормы рабочих часов (например, при больничном) или нет.

Примечание: Типы событий настраиваются и управляются Waybiller, однако 
компании можно предоставить право самостоятельно создавать и редактировать 
свои типы событий.

События

В один день можно добавить несколько событий. Событие может охватывать два дня, что особенно удобно в конце месяца, чтобы видеть, какие задачи выполнял водитель, сколько часов и в какие дни.

События можно добавлять и на будущие недели, месяцы или годы, что помогает планировать рабочий процесс.

Чтобы добавить событие в графике работы:

1. Нажмите на день, в который хотите добавить событие.

2. Заполните поля: тип события, начало, окончание и описание.

3. Нажмите Сохранить.

Теперь событие отображается в таблице в цвете, заданном для соответствующего типа события:

Группы

Сотрудников можно группировать - например, в группы Водители или Механики.

Для каждой группы необходимо указать название (например, «Водители» (Est: "Autojuhid")) и порядковый номер. Группы с меньшим порядковым номером отображаются первее в графике работы. Если у нескольких групп одинаковый номер, они отображаются в алфавитном порядке.

Примечание: Группы настраиваются и управляются Waybiller, однако 
компании можно предоставить право самостоятельно создавать и 
редактировать свои группы.

Структура графика работы

График работы можно просматривать по дням, неделям или месяцам.

В графике работы отображается:

• Месяц и год

• Группы (если они настроены)

• Выбранные сотрудники и их номера телефонов

• Календарное представление, где для каждого сотрудника можно добавлять события и где отображаются записи о почасовой работе

• Подтверждённые записи о почасовой работе отображаются зелёным фоном,
  а неподтверждённые — синим фоном.

• Сводка по часам включает:

  • Отработанные часы – сколько часов сотрудник фактически отработал за месяц

  • Нормативные часы – общее количество часов, которое сотрудник должен отработать в течение месяца согласно его занятости (настраивается индивидуально в меню «Сотрудники»)

  • Разница – разница между отработанными и нормативными часами 

Примечание: Сотрудники, у которых в данный момент активна сессия 
почасовой работы, отображаются в графике работы особым цветом.

Выделение столбцов в графике работы

Когда в табличном представлении много данных, бывает сложно быстро найти нужные строки или часы. Чтобы упростить визуальное восприятие и сравнение данных, теперь можно выделять отдельные столбцы.

Как это работает?

1. Откройте меню «Почасовая работа».

2. Выберите нужные столбцы с часами в таблице - это работает так же, как выбор столбца в Excel (например, в недельном представлении под сегодняшней датой выберите часы 8 и 12).

3. Выберите фильтр «Группировать по дням» и откройте нужную дату.

4. Выбранные столбцы теперь отображаются с часовым выделением.

Чтобы снять выделение, нажмите повторно на ранее выбранный столбец.